Endret: 07. april 2017
kjell arne røvik

-LÆR AV ANDRE STEDER: Mange får det til. Ikke vær redd for å ta kontakt med andre kommuner for å høre om hvordan de har gjort det, sier Kjell Arne Røvik (FOTO: Anne Kristiansen Rønning/ NAPHA)

Slik kan dere lykkes med nye prosjekter i kommunen

Slik kan dere lykkes med nye prosjekter i kommunen

Når dere skal prøve å få en travel og kanskje lunken organisasjon til å jobbe på en helt ny måte. Hvordan kan dere komme i mål da?

Kjell Arne Røvik kom med noen gode tips på prosjektledersamlingen i Housing First-nettverket, som fant sted i Sandefjord i går.

Røvik, som er professor ved institutt for sosiologi, statsvitenskap og samfunnsplanlegging ved Universitetet i Tromsø, sa at det er mye konkret man kan gjøre for å lykkes med å implementere endringer i en organisasjon.

Mye fokus på idefasen, lite på det som følger

Momentene han nevnte på gårsdagens samling i Sandefjord, er aktuelle for alle typer prosjekter og endringer. Men i dette tilfellet gjaldt det Housing First, som er en metode for å gi bostedsløse et hjem og et godt liv. Både prosjektledere og fag-/enhetsledere var til stede på samlingen.

-Implementering er et viktig, men vanskjøttet felt. Det er svært mye fokus på idefasen, der folk er entusiastiske og synes det nye er spennende å jobbe med. Men den lange, grå fasen der dette skal på plass og bli til varig forbedret praksis er det lite snakk om, sa Kjell Arne Røvik.

-Ha tålmodighet

- Når ideer skal implementeres, er det ofte ett skritt fram og to tilbake. Og jo mer man skal endre det eksisterende, jo mer øker friksjonen. Det er da man må være tålmodig. Mange glemmer dette, sier Røvik.

-Den som skal iverksette må huske at det ikke bare dreier seg om å innføre en ny ide i et tomt rom. Mottakeren er i en travel hverdag der han gjerne skal tenke på 100 andre ting. Implementering er en konstant kamp om mottakernes oppmerksomhet og deres kapasitet. Noe av det aller viktigste er derfor å ha tålmodighet.

-Å implementere et prosjekt i en kommune er ikke quick-fix, som for eksempel å montere et klesskap hjemme, sier Røvik.

-Det tar tid.

Vanlig grunn til havari

Mens man noen lykkes i å gjøre en ide til en varig forbedret praksis i en organisasjon, mislykkes andre. Hva skal til for at man øker muligheten for å lykkes?

En hyppig grunn til at prosjekter havarerer, er at fasen med endringstrykk avsluttes for tidlig, ifølge Røvik. Trykket er ikke tungt nok, og for kortvarig.

-Jo lenger du klarer å opprettholde et tungt trykk, jo større sjanse har du til å omskape en endringside til en varig forbedret praksis. Et svakt trykk over en kort periode, derimot, gir stor sannsynlighet for å mislykkes. «Da blir det hele en festlig flopp, men ingen festnet rutine», sa Røvik.

-Det er også viktig å ha et godt planlagt prosjekt når man skal i gang. Dessuten er det kjempeviktig å kunne nyttiggjøre seg andres erfaringer på samme område.

Plan og ressurser

Ingen organisasjoner er like. Derfor er det vanskelig å gi en felles oppskrift på hvordan man skal lykkes med implementering som virker like godt overalt, ifølge Røvik. Mens man i noen kommuner får ting på plass ved hjelp av klar styring, må man andre steder lirke og lure mer for å få det til.

Uansett er det lurt å ha en detaljert plan, en rekkefølge på hva som skal gjøres, og av hvem, sier Røvik. Men heller ikke det er en garanti for suksess

-Og så må man naturligvis ha ressurser til disposisjon.

-Må ha både «utenforkunnskap» og «innenforkunnskap»

Røvik mener det er viktig at man forstår en implementeringsprosess som en form for oversettelse.

-De som skal bringe prosjektet inn i kommunen, blir på en måte oversettere. De skal ha kjennskap både til prosjektet som skal inn, og stedet det skal inn i, sier han.

For å være god oversetter, bør man både ha «utenforkunnskap», for eksempel om ideen som skal implementeres og hvordan den har virket hos andre – og «innenforkunnskap», det vil si grundig kjennskap til den organisasjonen der reformideen skal tas inn og tas i bruk.

Mot må til

-Så må man våge å heve stemmen og ha mot. Kanskje kan det for eksempel være viktig, for eksempel i prosjekter som Housing First, å si at dette tar vi ikke inn fullt og helt ennå. At man heller tar det stykkevis og delt.

-Når en modell som Housing First, som er evidensbasert og ganske fastsatt, skal implementeres, kan de involverte føle at frihetsgraden deres blir litt innskrenka, sier Røvik. Han påpeker at det er viktig at de ansatte føler at prosjektet blir deres. Og ikke en pålagt ting som begrenser handlefriheten deres på jobb

-Men det er en utfordrende balansekunst. Mens noen kan bli så tøffe i implementeringen at de ødelegger endringspotensialet, har andre et for svakt trykk.

Måter å møte motstand på

Ifølge Røvik er det tre måter å diagnostisere – og forholde seg til motstand mot endring på.

-Man kan se på den som patologi, og tenke at de i kommunen min er ikke bygd for fart og spenning. Derfor må jeg bare gi full gass, og kjempe prosjektet på plass.

-Eller man kan se på det som en interessebasert motstand, der man anser folk for å være imot den nye måten å jobbe på fordi de vil ha status quo. Kuren da kan være å inngå forhandlinger. Å gå i dialog med dem og trygge dem på at de kan få opplæring, kurs etc. På den måten kan man få dem over på laget.

Ha et lyttende, lærende modus

Eller man kan se på motstanden som et slags grasrotopprør, forklarer Røvik.

-Det kan være sånn at de som kjenner organisasjonen best, fordi de jobber på bakkeplan, opplever at de ser «galskapen» i at nok et prosjekt og en ny ide skal bli tredd nedover hodene deres av lederne. Da er kuren å ha et lyttende, lærende modus. Å høre på hva de har å si.

-Lær raskt, av hverandre

Røvik mener det er gull verdt å møtes, som Housing First-gjengen gjorde i Sandefjord.

-At prosjekter som jobber med det samme treffes og snakker sammen er topp. Dette er et ypperlig sted for å få til kunnskapsoverføring. På en slik samling kan man lære av hverandre, raskt. Det finnes ikke så mange andre norske erfaringer på Housing First. Så det prosjektene kan få ut av hverandre her, svært verdifullt, sier han.

Før han påpeker at man også må sørge for å bearbeide organisasjonen man kommer fra.

-Skal man klare å forankre et prosjekt, og å få det inn i varig drift, er det viktig å skape et fundament. Så det ikke renner ut igjen.

Ni tips for å lykkes med nye prosjekter
  • Ha tålmodighet
  • Hold endringstrykket oppe
  • Ha et godt planlagt prosjekt. Sørg for at dere har en detaljert plan, en rekkefølge på hva som skal gjøres, og av hvem
  • Dra nytte av andres erfaringer
  • Ha ressurser til disposisjon
  • Ha grundig kjennskap, både til ideen som skal implementeres og til organisasjonen der den skal inn og tas i bruk
  • Ha mot
  • Ha et bevisst forhold til hvordan dere forholder dere til motstand
  • Bearbeid organisasjonen ideen skal inn i

KILDE: Kjell Arne Røvik 

Kommenter:

Mer om

housing.first organisering.av.tjenester kompetanseutvikling kvalitetsarbeid faglig.kvalitet implementering

Les også

Ingen treff...
Aktuelt
Siste fra Kunnskapsbasen